Très souvent, le secrétariat est un espace de travail négligé par l’administration des entreprises. Pourtant, le travail de secrétariat demande un effort physique et mental pour demeurer à l’affût de toutes les demandes qui surviennent. Et très souvent, ces demandes surviennent simultanément. On sous-estime la charge mentale nécessaire pour répondre aux demandes des clients sur place, des clients au téléphone et des membres de l’équipe. Certain.es secrétaires doivent même faire de la facturation et de la gestion comptable. Les interruptions sont nombreuses et malgré tout, les secrétaires doivent exécuter et réaliser des tâches qui demandent de la concentration. Pour se concentrer, il faut un environnement calme sans bruit et mouvement. Dans bien des entreprises, il y a de la musique de fond et
Tout interrompre pour écouter vos messages de boîte vocale
Par exemple, prendre les messages sur la boîte vocale demande de tout arrêter, se concentrer pour être en mesure d’écouter les messages vocaux, noter le numéro, le nom du client et les détails de sa demande pour effectuer un suivi efficace. La moindre interruption empêche les secrétaires de bien entendre ou noter l’information les force à tout recommencer au risque de faire une erreur. La moindre erreur de transcription peut engendrer une perte de temps importante puisque noter le mauvais numéro de rappel fera en sorte d’appeler pour rien et devoir à nouveau se concentrer pour appeler et écouter le message de la boîte vocale, noter et composer à nouveau. Cela représente une importante perte de temps mais aussi une fatigue mentale car devoir refaire la même tâche deux fois est abrutissant et décourageant.
Délais et les erreurs de transcription
Sans oublier le délai entre la première écoute du message de la boîte vocale et la seconde suite à l’erreur de transcription. Cela aura pour effet de nuire à la réactivité de rappel au risque de faire en sorte que le client ne réponde pas ou soit irrité du délai. Encore une fois, le ou la secrétaire en subira les conséquences. Et, lorsque le ou la secrétaire effectue son retour d’appel, très souvent il ou elle tombe sur une boîte vocale car le client n’est pas en mesure de prendre son appel car il est au travail et, c’est normal! La ou le secrétaire doit être en mesure d’effectuer un suivi à nouveau car idéalement, malgré un message de boîte vocale, il faut effectuer un suivi rapidement si on obtient pas de retour d’appel.
Une tâche répétitive sans valeur ajoutée
La simple prise de messages vocaux représente une tâche répétitive et même abrutissante lorsqu’on doit recommencer plusieurs fois. Cela fatigue et décourage les secrétaires en plus d’augmenter le risque de manquer ou de perdre un client puisque le délai de retour d’appel est trop long. Rappelez-vous que le délai de retour d’appel idéal est de moins d’une heure sans quoi les chances que ce dernier se rende chez votre concurrent augmentent rapidement.
Revoir la gestion des messages de boîte vocale
Il est peut-être temps de revoir la manière de gérer votre boîte vocale. La boîte vocale est un outil mésadapté pour la vitesse et le style des communications d’aujourd’hui. Sans oublier, que seulement 1 personne sur 5 laisse un message en grande partie lié au téléphones intelligents qui permettent de texter un message écrit ou vocal rapidement et qu’il n’est plus nécessaire de composer un numéro et des codes pour écouter vos messages, vous pouvez lire ou écouter en 1 clic tous vos messages. Le message texte vient immédiatement court-circuiter la boucle des messages vocaux interminables puisqu’il permet de répondre directement et immédiatement n’importe quand. Fini de se courir après avec des appels et des messages de boîte vocale qui vous font perdre du temps et de l’énergie.
La boîte vocale infonuagique combiné aux messages textes
Pourquoi ne pas vous doter d’une boîte vocale infonuagique vous permettant de recevoir immédiatement à l’écran vos messages vocaux en plus d’une transcription automatique pour vous éviter de remplir votre bureau de post-its. La technologie permet également de connaître le numéro de téléphone du client qui appelle pour lier et enregistrer tous vos échanges immédiatement dans son profil de client. Ainsi, vous n’avez plus besoin de tout arrêter pour appeler votre boîte vocale, transcrire et composer à nouveau au risque de devoir recommencer.
Également, le fait d’intégrer le mode de communication par message texte vous permettra de réduire le nombre de messages vocaux et facilite l’obtention d’une réponse immédiate de la part de votre client lorsqu’il sera disponible et inversement.
Gagnez du temps, de l’énergie et du plaisir au travail avec un système téléphonique moderne adapté aux communications clients d’aujourd’hui.
