Utilisée depuis des décennies, le répondeur (messages locaux) ou la boîte vocale (messages à distances) permet à vos clients de laisser un message en cas d’indisponibilité de la part de votre part. Le fonctionnement est simple, le client laisse un message audio dans lequel il précise son besoin, son nom et son numéro de téléphone de rappel. Jusqu’ici, la boîte vocale est très utile pour éviter de perdre une demande d’un client et assurer un retour. Cependant, depuis la fin des années 2000, les clients communiquent essentiellement avec un téléphone intelligent. Le téléphone intelligent intègre la communication par message texte(SMS) et par message multimédia (MMS). Au fil du temps, il a transformé nos habitudes de consommation de la boîte vocale. En effet, de moins en moins de gens laissent des messages sur la boîte vocale puisqu’ils est plus simples et plus rapides d’envoyer des messages textes / messages audios. Sans compter que les gens sont de moins en moins enclins à activer et écouter leur messages de boîte vocale vu le temps que cela requiert.
Répondeur vs boîte vocale : le répondeur est un appareil local qui enregistre les messages sur place, alors que la boîte vocale est un service en ligne accessible de n’importe où.
L’envoi des messages textes est direct et rapide pour tous. En plus, il est simple de lire ou écouter ses messages textes / audios en 1 clic sans effort. En plus, on peut répondre à ses messages textes à notre convenance. Lorsqu’on compare la lecture de messages textes / audios avec la prise de messages vocaux sur une boîte vocal traditionnelle, on comprend vite pourquoi les gens ont perdu l’habitude de laisser ou de prendre un message.
Écouter les messages vocaux sur une boîte vocale traditionnelle demande du temps mais aussi de la concentration. On doit arrêter tout ce qu’on fait pour prendre le temps d’écouter et noter chaque appel.
Voici par exemple, les étapes à réaliser pour écouter ses messages de boîte vocale traditionnelle :
- Composer le numéro pour appeler la boîte vocale (ou par composition automatique).
- Composer le code d’accès pour accéder les messages de boîte vocale.
- Composer le 1,1 (habituellement) pour écouter un premier message vocal.
- Noter le contenu du message sur papier ou sur un ordinateur, le message, le nom de la personne et le numéro à rappeler. En espérant que l’on entende bien pour éviter les erreurs et que l’accent de l’appelant ne soit pas trop difficile à comprendre!
- On conserve le message sur la boîte vocale en cas d’erreur et on revient le supprimer plus tard.
- Finalement, on compose le numéro du client pour tenter de le rejoindre. En espérant que l’information prise en note est valide.
- Parfois, le numéro pris en note n’est pas bon, on doit retourner écouter à nouveau le message et transcrire à nouveau.
- Si la chance nous sourit, on rejoint le client sinon, on tombe sur sa boîte vocale. La boucle du répondeur débute!
Les employés perdent un temps précieux et de l’énergie à appeler la boîte vocale pour écouter et transcrire des coordonnées de clients en plus de risquer de perdre l’information. Cette méthode est désuète avec les nouvelles technologies disponibles.
Tout cela peu dorénavant être évité avec un assistant de communication permettant aux clients de laisser un message vocal mais offrir l’alternative de communication par message également. En effet, il est possible de doter votre ligne téléphonique de bureau du dialogue par message texte. Ainsi, vous permettez à votre client et vos employés de passer de la boîte vocale à un message texte. Dès lorsque vos employés se libèrent, ils peuvent répondre au message texte.
Votre assistant de communication prend en charge les messages vocaux. Par contre, le message vocal est enregistré et transcrit automatiquement au dossier du client car l’assistant connait le numéro de l’appelant. Vos employés ne perdent plus de temps à appeler, écouter et transcrire les messages de la boîte vocale en plus du numéro du client. L’écoute se fait par un simple clic! En plus, lorsque vient le temps de rappeler le client, le tout s’effectue aussi en 1 clic seulement. Fini la composition manuelle! L’assistant connaît le numéro du client.
L’assistant de communication enregistre tous les échanges dans l’historique du client. Cela évite le temps perdu, les erreurs et les pertes d’informations. Vos employés voient le message du client immédiatement apparaître à l’écran. L’historique des échanges est partagé dans les équipes de travail évitant au client de se répéter s’il parle avec un autre employé. Vous assurez ainsi la cohérence des communications clients et ce, peu importe le moment le canal ou l’employé qui échange avec le client.
Votre assistant de communication vous permet de gagner de nombreuses minutes qui étaient auparavant perdues à appeler, écouter et transcrire des messages vocaux. Multipliez le nombre de messages vocaux que vous recevez chaque semaine par le nombre de minutes gagnées et vous verrez vite un retour sur investissement. Sans compter le gain d’efficacité et de productivité des employés. Les employés se fatiguent à faire des tâches répétitives sans valeur ajoutée. Prendre des messages sur une boîte vocale traditionnelle devient lourd au fil du temps.
Plusieurs entreprises effectuent de l’écoute des messages de boîte vocale seulement une ou deux fois par jour par manque de temps. En effet, prenons les secrétaires dentaires, elles doivent jongler avec de nombreuses tâches. Pour prendre les messages, elles prendre un temps d’arrêt sans interruption pour appeler la boîte vocale et prendre les messages. Imaginez la difficulté d’arriver à prendre les messages durant les journées achalandées. Malheureusement, les secrétaires n’arrivent pas à trouver le temps d’écouter les messages. Ce qui qui a pour effet d’allonger les délais réponses aux clients et causer de la frustration de tous les parties. Cela impacte négativement la réputation et les revenus de l’organisation au fil des années malgré les efforts des employés.
Détrompez-vous, la boîte vocale est toujours d’actualité. Cependant, la technologie nous permet de simplifier sa gestion. Dotez votre organisation d’un assistant de communication pour simplifier la vie de vos employés. Archivez et transcrivez automatiquement tous vos messages vocaux pour ne rien perdre et faciliter un suivi cohérent des clients par vos équipes. Aidez les à gagner du temps, diminuer les risques d’erreurs de transcription et éliminer la perte d’information. Dotez vos employés d’un assistant de communication pour vous assurer qu’ils sont en mesure d’offrir un service à la clientèle de haute qualité chaque jour.
