Les appels manqués sont inévitables dans la plupart des organisations. Cela représente de nombreuses opportunités manquées en plus d’un risque important de ternir la réputation de votre entreprise. La clientèle laisse de moins en moins de messages soit, une personne sur cinq laissera un message sur votre répondeur téléphonique. Tous les autres appels manqués sont-ils retournés? Est-ce que vos employés sont en mesure de connaître ces fameux appels manqués pour rappeler chaque client? Si ce n’est pas le cas, plusieurs d’entre eux ont appelé chez votre concurrent après avoir raccroché.
Plusieurs entreprises n’ont aucun moyen de connaître et rappeler les clients dont ils ont manqué l’appel. De plus, si vous ne demandez pas à vos équipes de retourner les appels manqués indiqués sur l’afficheur de votre téléphone, cela ne sera pas fait. Rappeler un client dont on a manqué l’appel à l’aide d’un simple numéro sur l’afficheur peut être une tâche ennuyante, mais payante. Évidemment, la chance d’obtenir une réponse est faible du fait que lorsque votre client prend le temps de vous appeler, il doit tout arrêter, chercher votre numéro composé pour vous joindre. La moyenne des gens travaillent durant la journée et ne peut pas passer des appels à tout moment de la journée. Le client doit trouver un moment où il peut faire cet appel pour faire appel à vos services. Si vous ne répondez pas à ce moment précis, la plupart des clients appellent un autre fournisseur puisque c’est maintenant qu’ils désirent résoudre leur problème.
Certains clients vous laisseront un message de répondeur. Bien des organisations retournent ces appels quelques heures plus tard et même le lendemain. Votre client risque fort probablement d’avoir trouvé une solution à son problème ou ne pas être disponible, car il travaille et n’est pas disponible. Vos employés perdent du temps et vos clients aussi afin d’établir une communication.
Finalement, gérer les messages de boîte vocale demande à vos employés de tout arrêter pour trouver un temps de concentration afin de bien écouter les messages du répondeur. Ils doivent écouter attentivement sans interruption et noter le nom, le téléphone et le besoin du client. Il y a fort à parier que l’employé sera interrompu et devra recommencer à écouter des messages. Tous les messages sont notés sur un bout de papier qui finira par se perdre au risque que le client ne soit jamais rappelé. Qu’est-ce qui vous garantit que vos employés retournent bien chaque appel que vous avez manqué? Rien. Si le bout de papier termine dans la poubelle, le retour d’appel aussi. Imaginez la frustration du client qui n’a jamais eu de retour d’appel? Le pire de la situation est que vous ne le saurez jamais dans le cas d’un nouveau client et vous réaliserez trop tard la perte d’un client existant.
La solution, un système téléphonique intelligent
Dotez votre organisation d’un système téléphonique intelligent capable de répondre à tous vos appels manqués 24-7 par message texte. Évidemment, dotez-vous d’un système téléphonique capable de dialoguer avec vos clients par messages textes avec votre numéro actuel d’entreprise.
Prenez par exemple Fresk, un système téléphonique intelligent qui vous donne une vue de toutes les communications avec vos clients. Tout est enregistré, appels, courriels, textos, documents, etc. Tous vos clients sont importés dans le logiciel et dès que vous communiquez vous reconnaissez le client puisque son profil détaillé s’affiche lors des échanges vous permettant de personnaliser et adapter votre communication. En plus, vous pouvez prioriser un appel entrant sachant qui est le client qui appelle et son historique d’achats.
Avec un système téléphonique intelligent, vous pouvez manquer un appel, mais le logiciel notera et alertera automatiquement votre personnel de l’appel manqué et de quel client. En plus, il répondra à votre client par message texte pour lui indiquer que vous êtes désolé d’avoir manqué l’appel et qu’il peut rédiger par message texte sa demande pour obtenir une réponse dès que votre organisation est disponible à nouveau. Le message texte demande également au client s’il désire être rappelé et, à quel moment il préfère. Votre personnel est alerté d’effectuer le retour d’appel au client au moment demandé par le client. Le logiciel va encore plus loin puisqu’il valide, par texto, 5 minutes avant d’indiquer à l’employé de rappeler le client s’il est toujours disposé à prendre l’appel à l’heure qu’il a demandé. Si oui, l’employé sera informé de faire l’appel sinon, le système téléphonique placera un autre moment avec le client pour effectuer le retour d’appel.
Ainsi, vous facilitez la vie de vos employés et de vos clients qui sont toujours répondus immédiatement et qui sont informés qu’ils peuvent rédiger leur demande par un message texte qui sera répondu rapidement. Cela évite à votre client de laisser un message vocal, souvent ennuyant et qui, nécessitera du travail supplémentaire pour votre employé au risque de perdre de l’information ou encore de se tromper en transcrivant le nom ou le numéro. Votre système téléphonique connaît le numéro de téléphone du client qui appelle et, s’il est déjà client, connaît son nom et son profil détaillé. Il n’est pas nécessaire de transcrire le numéro et le nom et même, il est fort possible que les enregistrements et la transcription de l’appel avec un résumé suffisent à l’employé pour faire un suivi efficace. Fini les papiers perdus et les rappels téléphoniques oubliés avec Fresk.
Protégez à la fois vos opportunités d’affaires et votre réputation auprès de vos clients actuels, mais aussi auprès de tous les nouveaux clients qui tentent de vous joindre pour acheter vos produits et services. Une simple réponse automatique par message texte permet de passer votre client d’un appel “synchrone” à un message texte “asynchrone” qui permet à chacun de répondre à sa convenance. Sachez que les statistiques des clients Fresk révèlent l’intérêt des clients pour le message texte puisque la réponse est presque immédiate. Pourtant, les entreprises passent de nombreux appels téléphoniques sans réponse et un texto est répondu dans les minutes qui suivent. Pourquoi? Car les gens travaille durant la journée et peuvent répondre à un texto sans déranger alors qu’ils ne peuvent pas répondre à un appel téléphonique interruptif.
Bien des entreprises augmentent leur budget de publicité alors que plus de 30% de leurs appels entrants sont non répondus. Commencez par retourner vos appels manqués et vous verrez vos revenus augmenter. Découvrez un téléphone qui répond aux appels manqués pour vous.
