La définition d’un sofphone ou téléphone logiciel selon wikipédia
Un téléphone logiciel, ou softphone (anglicisme), est un type de logiciel utilisé pour faire de la téléphonie par Internet depuis un ordinateur plutôt qu’un téléphone. Les communications peuvent se faire au moyen d’un microphone et d’un casque ou de haut-parleurs reliés à la carte son.
https://fr.wikipedia.org/wiki/Softphone
Le softphone, un téléphone virtuel
Le téléphone logiciel est un téléphone que l’on utilise avec un ordinateur via un écran, un clavier, une souris et un microphone. Le téléphone logiciel peut effectuer et recevoir des appels en passant par le protocole VoIP. Le VoIP signifie la voix via le protocole internet. Tout comme les téléphones de bureau de type VoIP qui se retrouvent un peu partout dans les organisations modernes, les communications téléphoniques passent par le même chemin qu’un téléphone logiciel, le VoIP. En simple, ils passent par internet pour gérer les appels.
Brancher un casque d’écoute et un téléphone de bureau VoIP
Évidemment, il est possible de brancher un casque d’écoute téléphonique sur votre softphone pour un confort optimal. Votre softphone peut être utilisé de n’importe où, car il est 100% infonuagique. Également, le softphone est lié à un utilisateur précis qui se connecte sur son propre téléphone protégé par nom d’utilisateur et mot de passe. Cela permet à chacun de maintenir un historique des échanges et de personnaliser son environnement pour faciliter les communications.
Softphone combiné au téléphone de bureau
Certains softphones tel que le logiciel Fresk, se connectent aussi avec vos téléphones de bureau habituels de type VoIP. Le logiciel de téléphonie Fresk par exemple, permet aux secrétaires de combiner le softphone et le téléphone fixe selon le besoin. Cela signifie qu’il est possible de prendre un appel sur le téléphone de bureau avec un casque d’écoute. Cet appel sera classé et affiché à l’écran du softphone. Ainsi, on limite le changement de manière de faire pour faciliter l’adoption du ou de la secrétaire. Le plus important est qu’on ajoute toute la puissance de la technologie numérique grâce à la numérisation complète des communications. Cela permet de créer des outils puissants visant à mieux supporter le personnel de service dans les communications clients.
Enregistrer l’historique des communications
En effet, l’avantage du téléphone logiciel réside dans sa capacité à enregistrer et structurer l’information des communications dans le nuage. L’entreprise peut alors comprendre le volume, les délais, la satisfaction et la qualité de chaque communication réalisée. Il est alors possible de s’autoévaluer pour comprendre et progresser.
Centraliser les canaux de communication
Puisque le téléphone est virtuel, il est possible de centraliser tous vos moyens de communication en un seul endroit. Un logiciel de téléphone tel que Fresk permet de regrouper vos appels, courriels et messages textes dans une seule et même fenêtre logiciel. Automatiquement, le logiciel téléphone classe la communication entrante et sortante dans le profil du client correspondant. Ainsi, le travail des secrétaires est grandement simplifié. Fini les notes et les copier-coller d’un endroit à l’autre.
Identifier les volumes de communications
Il arrive parfois que l’on sous-estime le volume à gérer pour nos secrétaires qui n’y arrivent tout simplement pas. À l’inverse, il est possible d’avoir trop de personnel pour un faible volume de communications à gérer. Avec un softphone tel que Fresk, vous pouvez cibler les goulots d’étranglement ou les moments silencieux pour mieux organiser votre personnel de service.
Intégrer l’intelligence artificielle
Puisque les communications sont enregistrées dans le nuage, il est possible de faire appel à l’intelligence artificielle pour faciliter le travail des secrétaires. Par exemple, suggérer des réponses aux questions. Ces réponses peuvent alors être adaptées selon le profil des clients. Par exemple, leur historique de communication, leur âge ou encore leur ancienneté dans l’organisation. Peu à peu, le softphone peut automatiser certaines tâches répétitives. L’intelligence artificielle agit alors comme support aux secrétaires pour éliminer ces tâches répétitives pouvant mener à l’épuisement du personnel.
Le texto, un outil de communication demandé
Avec la génération Z et milléniaux, le texto est exigé auprès des entreprises. Il s’agit en effet d’un moyen de communication moderne et efficace. Évidemment, il s’applique pour certaines demandes auprès des entreprises. En autre, il évite d’avoir à interrompre la secrétaire pour une demande qui n’exige pas une réponse immédiate. Un texto peut être envoyé à tout moment du jour ou de la nuit sans interruption pour l’entreprise. Cela facilite le travail des secrétaires qui peuvent répondre aux demandes par texto lorsqu’elles seront disponibles. Il en va de même pour les clients qui répondent lorsqu’ils sont disponibles. Cela limite les appels simultanés et la mise en attente des clients. Les secrétaires peuvent joindre plus facilement les clients sans les interrompre. Il peut seulement s’agir d’un message texte visant à établir le meilleur moment pour appeler le client.
La sécurité des documents
Aujourd’hui, il est nécessaire d’envoyer les documents sensibles en les protégeant par un accès à doubles facteurs, 2FA. Pour y arriver, il faut envoyer l’accès au fichier sur un canal tel que le courriel et le code d’accès unique sur un autre canal de communication tel que le texto. La plupart du temps les secrétaires ne disposent pas du texto ni d’outil d’envoi 2FA (doubles facteurs). Aucun employé ne devrait utiliser son téléphone personnel pour effectuer ce travail. Un softphone tel que Fresk offre cette fonctionnalité pour faciliter l’envoi sécurisé de vos documents sensibles.
Maintenir la mémoire corporative
Le fait que l’on conserve toutes les communications réalisées permet au personnel de bien comprendre l’historique et s’assurer de reprendre la conversation là où elle est rendue. On évite ainsi de faire répéter le client et on assure la cohérence des communications. On réduit la friction auprès du client et du personnel.
Cesser de composer des numéros de clients
Puisque les numéros de téléphone de vos contacts clients sont importés dans le Softphone, les secrétaires n’ont plus à composer ces numéros. En un seul clic, le téléphone logiciel appelle le client désiré. En plus, le softphone affiche l’historique des échanges avec ce client et même son état de satisfaction grâce à l’intelligence artificielle. Ainsi, on réduit la lourdeur de composer les numéros des clients et on protège nos secrétaires.
Lier les courriels de clients
Passer d’un logiciel à l’autre tel qu’Outlook pour ensuite aller dans son logiciel d’entreprise comprenant les informations des clients et ensuite composer un numéro de téléphone s’avère un travail répétitif et sans valeur qui peut être simplifié. Grâce au softphone Fresk, vous pouvez regrouper tous vos appels entrants et sortants, courriels et messages textes dans un seul logiciel et une seule fenêtre. Ainsi, les secrétaires n’ont plus besoin de passer d’un écran à l’autre en plus de devoir prendre des notes sur l’appel. Tout se fait automatiquement avec le logiciel Fresk.
Garder votre numéro de téléphone d’entreprise
Avec l’explosion des cybercrimes, vos clients sont de plus en plus méfiants. Il est essentiel de les contacter avec votre numéro de téléphone d’entreprise. Un softphone tel que Fresk vous permet de transférer votre numéro de téléphone sur ce dernier. Ainsi, vous pouvez appeler et texter avec votre numéro actuel pour rassurer vos clients de votre identité.
Réduire les courriels indésirables
Finalement, puisque le softphone permet d’importer les contacts des clients, il protège des courriels indésirables. En effet, seuls les courriels des clients importés seront acheminés dans votre logiciel. Si vous avez un nouveau client, vous l’ajoutez pour faire en sorte qu’il s’affiche. Réduisez la fatigue et les distractions liées à filtrer des courriels indésirables. En plus, réduisez les risques d’hameçonnage.
Les possibilités du softphone sont infinies. Ce qu’on connaît aujourd’hui n’est que le début de l’innovation. Combinez le softphone au téléphone VoIP de bureau pour profiter de la puissance de l’intelligence artificielle et de l’automatisation dès maintenant.
Protégez votre personnel avec un téléphone logiciel intelligent.
